diagrmas de flujo

LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

DEFINICION:

Los diagramas de flujo son, en esencia, representaciones visuales de un determinado proceso.

Sus aplicaciones pueden ser, por ejemplo, la planificación de un proyecto de trabajo, la descripción de un procedimiento o protocolo de acciones para lograr un determinado resultado o la representación del "trayecto" seguido por un determinado elemento (una mercancía, una señal...etc.) hasta alcanzar un determinado estado.

Lo que caracteriza principalmente un diagrama de flujo es el análisis y esquematización de un proceso mediante su división en una serie de etapas o fases en cada una de las cuales tienen lugar determinadas acciones o transformaciones. Estas fases, a su vez, se van enlazando unas con otras según un ordenamiento lógico-cronológico representado espacialmente (disposición izda.-dcha o arriba-abajo) y/o simbólicamente (flechas o líneas que llevan de unas a otras). Existen incluso ciertas convenciones en el modo de representar algunas clases de operaciones más comunes.

Ventajas de los Diagramas de Flujo 

* Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano econoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

* Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

* Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

* Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

  

DESARROLLO DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

* Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

* Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.

* Identificar quién lo empleará y cómo.

* Establecer el nivel de detalle requerido.

* Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son: 

* Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

* Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

* Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

* Identificar y listar los puntos de decisión.

* Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

* Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

 EJEMPLO REPARACION DEL PC

MACRO

Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de información requerida por el usuario del mismo.

Probablemente la dirección de la empresa no esté interesada en los detalles y le sea suficiente una descripción genérica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro.

En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitación de nuevos empleados o la búsqueda de oportunidades de mejora, será necesario disponer de una descripción detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente.

Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles.

 MICRO

mapa de procesos

Gestion de procesos

LA GESTION POR PROCESOS.

La Gestión por Procesos puede ser conceptualizada como la forma de gestionar toda laorganización basándose en los Procesos, siendo definidos estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente.
El enfoque por proceso se fundamenta en:

• La estructuración de la organización sobre la base de procesos orientados a clientes
• El cambio de la estructura organizativa de jerárquica a plana
• Los departamentos funcionales pierden su razón de ser y existen gruposmultidisciplinarios trabajando sobre el proceso
• Los directivos dejan de actuar como supervisores y se comportan como apocadores
• Los empleados se concentran mas en las necesidades de sus clientes y menos en los estándares establecidos por su jefe.
• Utilización de tecnología para eliminar actividades que no añadan valor

Las ventajas de este enfoque son las siguientes:

Alinea los objetivos de la organización con las expectativas y necesidades de los clientes

Muestra como se crea valor en la organización

Señala como están estructurados los flujos de información y materiales

Indica como realmente se realiza el trabajo y como se articulan las relaciones proveedor cliente entre funciones

En este sentido el enfoque en proceso necesita de un apoyo logístico, que permita la gestión de la organización a partir del estudio del flujo de materiales y el flujo informativo asociado, desde los suministradores hasta los clientes .
La orientación al cliente, o sea brindar el servicio para un determinado nivel de satisfacción de las necesidades y requerimientos de los clientes, representa el medidor fundamental de los resultados de las empresas de servicios, lo cual se obtiene con una eficiente gestión de aprovisionamiento y distribución oportuna respondiéndo a laplanificación de proceso.

2. Conceptos básicos

Los términos relacionados con la Gestión por Procesos, y que son necesarios tener en cuenta para facilitar su identificación, selección y definición posterior son los siguientes:

• Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos.
• Proceso relevante: es una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada, para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos, las estrategias de una organización y los requerimientos del cliente. Una de las características principales que normalmente intervienen en los procesos relevantes es que estos son interfuncionales, siendo capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización.
• Proceso clave: Son aquellos procesos extraídos de los procesos relevantes que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito del negocio.
• Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.
• Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión determinada, como por ejemplo la gestión de la calidad, la gestión del medio ambiente o la gestión de la prevención de riesgos laborales. Normalmente están basados en una norma de reconocimiento internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestión en el aseguramiento de los procesos.
• Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.
• Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimientopara facilitar su gestión. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o función.
• Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecución de un objetivo, con un principio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad de los proyectos.
• Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente laevolución de un proceso o de una actividad.

CLASIFICACION DE LOS PROCESOS.